Gli errori più comuni nella gestione di un’agenzia di viaggi

Gestire un’agenzia viaggi non è un compito semplice. Anche se essa svolge, il più delle volte, una funzione di intermediaria tra il Tour Operator e il cliente, non è detto che non possa essere la diretta responsabile di un qualsiasi errore che può pregiudicare la riuscita di una vacanza.
Nella maggior parte dei casi, gli errori in questione hanno origine da problemi interni all'agenzia stessa: un momento di disattenzione degli operatori o, ancor più, un’insufficiente organizzazione del lavoro possono generare difficoltà e malintesi.
All'atto della stipulazione di un contratto, ad esempio, la scorretta assegnazione delle quote di viaggio al cliente può senz'altro comprometterne la partenza. L’attribuzione di un determinato costo di viaggio (e soggiorno) a un periodo di tempo errato può costringere il cliente viaggiatore a versare somme di denaro impreviste per pagare la differenza, se non a rinunciare al viaggio stesso tramite richiesta di annullamento.

Gli errori più comuni nella gestione di un’agenzia di viaggi

Tuttavia, sono altri gli sbagli più comuni che un agente di viaggi può commettere. Uno di essi consiste nell’omissione di informazioni importanti alla clientela, in merito, ad esempio, di cambiamenti nel programma del viaggio o dell’albergo.

Un altro errore sta nell’esecuzione tardiva di una prenotazione, per cui si rischia di non trovare più posti disponibili e di non poter soddisfare le richieste del cliente. E ancora, errori di altro genere possono influire sulla prenotazione del viaggio (un albergo diverso da quello richiesto, un volo aereo in orario diverso da quello indicato dal cliente, eccetera).

Talvolta, la responsabilità degli errori commessi ricade sull’agenzia viaggi perché essa sceglie di comportarsi come un vero e proprio tour operator: acquistando pacchetti turistici o singoli servizi per conto proprio, dunque indipendentemente dalla richiesta di un viaggiatore, essa è tenuta, infatti, ad assumersi la responsabilità delle eventuali difformità, e conseguenti complicazioni, di quanto promesso al cliente.

Se l’agenzia organizza viaggi e soggiorni in proprio e non per conto di tour operator, è direttamente responsabile di inadempimenti, danni e disservizi nei confronti del cliente, poiché opera in questo caso come organizzatore del viaggio e non come intermediario.

Infine, errori alquanto gravi nella gestione di un’agenzia di viaggi sono riscontrabili nel campo della contabilità.

Generalmente, tali errori sono dettati dal fatto che i commercialisti specializzati per le agenzie di viaggi non sono molti, e la contabilità del comparto è complessa. Occorre essere a conoscenza dell’esistenza dell’articolo 74 ter, ossia della legge che regolamenta la cessione dei pacchetti turistici da parte di Agenzie di Viaggio e Tour Operator.

Come gestire un'agenzia di viaggi con efficacia

La liquidazione dell’IVA 74 ter deve essere eseguita periodicamente nel corso dell’anno (ogni mese oppure ogni tre mesi), ma non esclusivamente: in fase di chiusura contabile dell’esercizio, infatti, è necessario effettuare la liquidazione annuale che, oltre a riepilogare le fatturazioni di tutto l’anno, ricalcola i costi dell’IVA 74 ter e i rispettivi 74 ter.

Tale contabilizzazione viene spesso tralasciata, e l’errore sta proprio in questo. È molto importante tener conto di un simile passaggio contabile, in quanto può avere notevoli ripercussioni sul risultato economico complessivo dell’agenzia.

Indubbiamente, la necessità di stilare un elenco degli sbagli più comuni all’interno della gestione di un’agenzia di viaggi deriva dalla consapevolezza che occorre conoscere gli errori già commessi da altri per non correre il rischio di ripeterli personalmente.

Un’agenzia deve poter contare su impiegati responsabili, flessibili, puntuali e soprattutto attenti!